Controlling im Handwerk: Die 7 Zahlen, mit denen du deinen Betrieb wirklich steuerst

Volle Auftragsbücher, viel zu tun und trotzdem bleibt am Jahresende weniger Gewinn hängen, als du dachtest? Genau das erleben viele Handwerksbetriebe. Aber das kannst du ändern.

Dafür brauchst du nicht noch mehr Aufträge oder mehr Leute, sondern du brauchst vor allem den laufenden Überblick darüber, wie dein Betrieb wirtschaftlich tatsächlich dasteht.

Wer seinen Betrieb nur anhand des Kontostands oder des Jahresabschlusses steuert, sieht wichtige Entwicklungen zu spät. Gutes Controlling im Handwerk bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Zahlen zu sammeln. Der Unterschied ist ist, die richtigen Kennzahlen regelmäßig im Blick zu haben – und daraus Entscheidungen abzuleiten.

Diese sieben Zahlen solltest du kennen.

In Kürze

  • Gutes Controlling im Handwerk bedeutet nicht „Hauptsache mehr Zahlen“, sondern die richtigen Zahlen zu haben.
  • Umsatz und Gewinn allein reichen für die Unternehmenssteuerung nicht aus.
  • Besonders wichtig sind unter anderem Kosten, Liquidität, Produktivität und das voraussichtliche Jahresergebnis.
  • Viele Kennzahlen solltest du nicht erst beim Jahresabschluss anschauen, sondern laufend.
  • Mit L&P Control kannst du deine betriebswirtschaftlichen Zahlen regelmäßig auswerten, planen und Entwicklungen frühzeitig erkennen.

 

Was heißt "Controlling" im Handwerk überhaupt?

Beim Begriff „Controlling“ denken viele erst mal an komplizierte Tabellen, große Unternehmen oder eine eigene Controlling-Abteilung.

Für einen Handwerksbetrieb geht es im Kern um etwas viel Einfacheres:

Du solltest jederzeit wissen, wo dein Betrieb wirtschaftlich steht, wie er sich entwickelt und wo du ggf. gegensteuern musst.

Controlling beantwortet beispielsweise Fragen wie:

  • Entwickelt sich mein Umsatz wie geplant?
  • Sind meine Kosten im Griff?
  • Ist mein Betrieb tatsächlich profitabel?
  • Reicht meine Liquidität in den nächsten Monaten?
  • Ist mein Team produktiv genug?
  • Wie wird mein Ergebnis am Jahresende voraussichtlich aussehen?

Wer diese Fragen erst mit dem Jahresabschluss beantworten kann, sieht nur noch in den Rückspiegel, kann aber nicht mehr steuern.

 

1. Umsatz

Der Umsatz gehört zu den offensichtlichsten Kennzahlen eines Unternehmens. Trotzdem reicht es nicht, nur zu wissen, wie hoch der Umsatz am Jahresende war.

Entscheidend ist die Entwicklung.

Du solltest deinen tatsächlichen Umsatz regelmäßig mit deinem Plan vergleichen:

  • Wo stehst du aktuell?
  • Wo solltest du zu diesem Zeitpunkt stehen?
  • Gibt es saisonale Schwankungen?
  • Zeichnet sich bereits eine Abweichung ab?

Ein hoher Umsatz bedeutet außerdem nicht automatisch einen hohen Gewinn: Wenn Materialpreise steigen, Projekte falsch kalkuliert werden oder deine Kosten schneller wachsen als dein  Umsatz, kann ein Umsatzrekord sogar ein schwächeres Ergebnis bringen.

Umsatz ist deshalb zwar eine wichtige Steuerungsgröße, aber niemals allein.

 

2. Kosten

Ein zweiter zentraler Bereich sind deine Kosten.

Dabei geht es gar nicht darum, jede Ausgabe möglichst weit zu reduzieren. Ein wachsender Handwerksbetrieb muss investieren: in Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen, Digitalisierung oder neue Räumlichkeiten.

Wichtig ist vielmehr, dass du weißt, wie sich deine Kosten entwickeln und ob sie zu deiner wirtschaftlichen Leistung passen.

Besonders relevant sind zum Beispiel:

  • Personalkosten
  • Materialkosten
  • Fahrzeugkosten
  • Raumkosten
  • Finanzierungskosten
  • Sonstige betriebliche Kosten

Problematisch wird es, wenn Kosten schleichend steigen und das erst Monate später auffällt. Wer seine Kosten regelmäßig auswertet, kann deutlich früher reagieren.

 

3. Gewinn

Natürlich muss ein Unternehmer seinen Gewinn kennen. Noch wichtiger ist allerdings die Frage: Kennst du nur deinen bisherigen Gewinn – oder weißt du auch, welcher Gewinn für deinen Betrieb möglich wäre?

Genau hier liegt bei vielen Handwerksbetrieben großes Potenzial.

Ein Betrieb kann gut ausgelastet sein, ordentlich Umsatz machen und trotzdem weniger verdienen, als bei seiner Größe und Leistung möglich wäre.

Die Ursachen dafür können beispielsweise sein:

  • Zu niedrige Stundensätze
  • Falsche Zuschläge
  • Zu hohe Kosten
  • Unproduktive Zeiten
  • Eine nicht passende Kalkulation
  • Fehlende Planung

Deshalb sollte der Gewinn nicht nur beim Jahresabschluss betrachtet werden. Du solltest regelmäßig überprüfen, wie sich dein Ergebnis entwickelt und ob es zu deinen betrieblichen Möglichkeiten passt.

 

4. Liquidität

Gewinn und Liquidität sind längst nicht dasselbe. Ein Betrieb kann auf dem Papier profitabel sein und trotzdem kurzfristig Zahlungsprobleme bekommen.

Zum Beispiel, wenn:

  • Kunden spät bezahlen
  • Hohe Materialrechnungen vorfinanziert werden müssen
  • Größere Steuerzahlungen anstehen
  • Investitionen bezahlt werden
  • Kredittilgungen fällig werden

Deshalb reicht ein Blick auf den aktuellen Kontostand nicht aus. Entscheidender ist die Frage: Wie entwickelt sich meine Liquidität in den kommenden Wochen und Monaten?

Eine Liquiditätsplanung hilft dir dabei, Engpässe früher zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern. Das ist besonders wichtig, wenn dein Betrieb wächst oder größere Investitionen plant.

 

5. Produktivität

Eine der wichtigsten Kennzahlen im Handwerk wird erstaunlich häufig nicht konsequent betrachtet: die Produktivität. Denn nicht jede Arbeitsstunde kann einem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Urlaub, Krankheit, Fortbildungen, Fahrzeiten, interne Organisation oder Leerlauf gehören zum Betriebsalltag. Entscheidend ist deshalb unter anderem: Wie viele produktive Stunden stehen tatsächlich zur Verfügung?

Diese Zahl beeinflusst unmittelbar deine Kalkulation.

Wenn du beispielsweise mit deutlich mehr produktiven Stunden rechnest, als deine Mitarbeiter tatsächlich leisten können, verteilst du deine kosten auf eine zu große Stundenanzahl. Die Folge: Dein kalkulierter Stundenverrechnungssatz kann zu niedrig sein.

Produktivität ist deshalb kein reines Mitarbeiterthema. Sie ist eine zentrale betriebswirtschaftliche Kennzahl.

 

6. Personalkosten

Mitarbeiter gehören in vielen Handwerksbetrieben zu den größten Kostenblöcken. Deshalb solltest du nicht nur wissen, was ein Mitarbeiter brutto verdient, sondern für die betriebliche Steuerung sind die gesamten Personalkosten entscheidend.

Dazu gehören neben dem Gehalt beziehungsweise Lohn auch z. B. Arbeitgeberanteile und weitere personalbezogene Kosten.

Noch wichtiger wird die Kennzahl, wenn du sie mit anderen Größen verbindest:

  • Wie entwickeln sich Personalkosten und Umsatz?
  • Wie viele produktive Mitarbeiter beschäftigen wir?
  • Welche zusätzlichen Umsätze müssen neue Mitarbeiter erwirtschaften?
  • Wie wirken sich geplante Einstellungen auf das Ergebnis aus?

Gerade bei Wachstum sollte Personal deshalb nicht nur organisatorisch, sondern auch finanziell geplant werden.

 

7. Ergebnisprognose

Eine der wichtigsten Fragen im laufenden Geschäftsjahr ist: Wo werden wir voraussichtlich am Jahresende landen?

Genau diese Frage kann dir eine Ergebnisprognose beantworten. Dabei werden die bisherigen Zahlen mit den erwarteten Entwicklungen für den Rest des Jahres kombiniert. Das ist deutlich aussagekräftiger als eine Betrachtung der Vergangenheit.

Angenommen, dein Betrieb steht nach sechs Monaten bei einem guten Ergebnis. Gleichzeitig weißt du aber schon, dass im  zweiten Halbjahr größere Investitionen, steigende Personalkosten oder saisonale Schwankungen anstehen. Dann ist das bisherige Ergebnis nur die halbe Wahrheit.

Eine vernünftige Prognose hilft dir, heute Entscheidungen zu treffen, deren Auswirkungen du sonst erst Monate später erkennen würdest.

 

Warum die BWA allein für gutes Controlling nicht reicht

Die BWA ist eine wichtige Grundlage. Sie zeigt dir, wie sich Umsätze, Kosten und Ergebnis bisher entwickelt haben. Ihr größter Nachteil ist allerdings: Sie blickt zunächst einmal zurück.

Unternehmerische Entscheidungen betreffen aber die Zukunft. Deshalb sollte eine gute Unternehmenssteuerung zusätzlich mit Planung und Prognosen arbeiten. Beispielweise:

  • Welchen Umsatz wollen wir erreichen?
  • Welche Kosten erwarten wir?
  • Wie entwickelt sich unsere Liquidität?
  • Welche Auswirkungen hat eine Neueinstellung?
  • Was passiert bei einer größeren Investition?
  • Wie verändert sich unser Ergebnis, wenn sich bestimmte Annahmen ändern?

Erst dadurch wird aus einer Auswertung echtes Controlling?

 

Controlling muss im Handwerk nicht kompliziert sein

Viele Unternehmer wissen grundsätzlich, dass sie ihre Zahlen besser kennen und stärker nutzen sollten. Im Alltag scheitert es trotzdem oft – und zwar an drei Dingen: Zeit, Übersicht und Verständlichkeit.

Wenn betriebswirtschaftliche Auswertungen aus zahlreichen Tabellen bestehen oder erst mühsam zusammengesucht werden müssen, werden sie irgendwann nicht mehr regelmäßig genutzt.

Gutes Controlling sollte deshalb vor allem eins sein: alltagstauglich.

Du solltest schnell erkennen können:

  • Wo stehe ich?
  • Wo wollte ich stehen?
  • Wo gibt es Abweichungen?
  • Was bedeutet das für meinen Betrieb?
  • Wo muss ich handeln?

Dann werden Zahlen nicht zu zusätzlicher Bürokratie, sondern zu einem Werkzeug für bessere Entscheidungen.

 

Von Zahlen zu Entscheidungen

Kennzahlen allein verbessern noch keinen Betrieb. Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn du daraus Konsequenzen ableitest.

Wenn beispielsweise dein Gewinn hinter der Planung zurückbleibt, kann die Ursache ganz unterschiedlich sein:

  • Der Umsatz ist zu niedrig.
  • Die Kosten sind stärker gestiegen als geplant.
  • Die Produktivität ist geringer.
  • Die Kalkulation passt nicht.
  • Die Personalkosten haben sich verändert.

Gutes Controlling hilft dir deshalb nicht nur dabei festzustellen, dass etwas nicht passt. Es hilft dir herauszufinden, wo du genauer hinschauen solltest.

 

Controlling mit L&P Control

Genau dafür haben wir L&P Control entwickelt. Mit dem Controlling-Tool kannst du deine betriebswirtschaftlichen Zahlen regelmäßig auswerten und deinen Betrieb nicht nur rückblickend betrachten, sondern aktiv planen.

Unter anderem stehen dir zur Verfügung:

  • Umsatz-, Kosten- und Kennzahlenanalysen
  • Individuelle BWA-Auswertungen
  • Liquiditätsplanung und -prognose
  • Budget- und Unternehmensplanung
  • Ergebnisprognosen für das laufende Jahr
  • Personalkostenplanung
  • Bilanz- und Cashflow-Planung
  • Verschiedene Szenarien und Forecasts
  • Branchenspezifische Vergleichswerte

Du bekommst deine wichtigsten Zahlen übersichtlich in einem Cockpit dargestellt und kannst Entwicklungen laufend verfolgen.

Dafür musst du jetzt nicht auf einmal zum Controller werden. Es geht darum, dass du als Unternehmer die Informationen bekommst, die du für deine Entscheidungen brauchst.

 

Welche Zahl ist die wichtigste?

Keine einzelne. Ein hoher Umsatz hilft dir wenig, wenn deine Kosten zu hoch sind. Ein guter Gewinn auf dem Papier hilft dir wenig, wenn die Liquidität trotzdem knapp wird. Eine ausgelastetes Team hilft dir wenig, wenn zu wenige produktive Stunden dabei rumkommen. Und eine gute BWA hilft dir auch nur begrenzt, wenn du nicht weißt, wie sich dein Betrieb in den kommenden Monaten entwickeln wird.

Entscheidend ist deshalb das Zusammenspiel der Kennzahlen. Wer seinen Betrieb wirklich steuern möchte, braucht nicht möglichst viele Zahlen. Er braucht die richtigen Zahlen – zum richtigen Zeitpunkt.

 

Deine Zahlen, dein Betrieb und dein Potenzial

Mit L&P Control bekommst du laufend den Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung deines Betriebs und kannst Planung, Controlling und Prognosen an einem Ort zusammenführen.

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